Menu Close

ทำงานแบบมีแบบแผน

                    การจัดการงาน ความตั้งใจที่จะทำงานนั้น และการหมั่นคิดทบทวนให้เป็นระบบอยู่เสมอ ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นคือความเครียดจะค่อยๆ ลดลง ความวุ่นวายที่เกิดจากงานล้นมือก็จะค่อยๆ ลดลง ทำให้เรามีสติรู้ตัวและมีสมาธิกับงานมากขึ้นการจัดการ การบริหารงานแบบ GTD ทั้ง 5 ขั้นตอน เป็นงานที่เราทำแบบต่อเนื่อง เราอาจจะมีช่วงเวลาที่เหนื่อย ช่วงเวลาที่เราหลุดบ้าง แต่สิ่งสำคัญคือการกลับมา ไม่ท้อแท้ไม่ล้มเลิก และทำให้ดีขึ้นเรื่อยๆ

  • จับความคิด คือ เมื่อไหร่ที่เรานึกขึ้นได้ สิ่งแรกที่ต้องทำคือจดมันไว้ ในขั้นตอนนี้เราจะยังไม่คิดว่าแต่ละอย่างมันคืออะไร แล้วเราจะทำอะไรกับมันบ้าง แต่ในขั้นตอนนี้เราแค่นึกถึงและบันทึกไว้ ขั้นตอนนี้คือการจับความคิดที่อยู่ในหัวหรือสิ่งที่อยู่รอบๆ ตัวเรา อะไรก็ตามที่มันดึงความสนใจของเรา ไม่ว่าจะเป็นงานที่ต้องทำ รายงาน การประชุม จากนั้นเอามันออกจากหัว จดมันไว้ในที่ๆ เราเข้าถึงได้ง่ายๆ อาจจะเป็นสมุดบันทึกที่เราพกติดตัว หรือแอพจดบันทึกที่เราเข้าถึงข้อมูลได้จากมือถือและคอมพิวเตอร์ สิ่งสำคัญของขั้นตอนนี้คือ อย่าพยายามจำ ให้เอาความคิดออกจากหัวไปไว้ในที่ๆ ปลอดภัยและเข้าถึงได้ง่าย
  • แจกแจง คือ  สิ่งที่เราจดบันทึกไว้ มันจะไม่มีค่าถ้าเราไม่ทำความเข้าใจ หลายครั้งสิ่งที่เราจดมันอาจจะไม่สมบูรณ์เพราะความรีบ เช่น แม่ เงิน ซื้อของ เราอาจต้องใช้เวลาคิดสักครู่ก่อนที่เราจะเข้าใจสิ่งที่เราจดไว้ ว่ามันคือการหาเงินไปซื้อของขวัญวันเกิดให้แม่ ในขั้นตอนนี้จะเป็นการตัดสินใจว่าเราจะทำอะไรกับสิ่งที่เราจดบันทึกไว้ มีอะไรที่เราทำได้ อะไรที่เราทำไม่ได้ อะไรที่สำคัญ อะไรที่เราทิ้งได้ มีอะไรบ้างที่เราทำได้เลยในตอนนี้ อะไรที่ต้องเก็บเอาไว้ก่อน
  • จัดระเบียบ คือ  รายละเอียดของขั้นตอนนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะงาน ความซับซ้อนของ Project ถ้ามันเป็น Project เล็กๆ อย่างเช่นการวางแผนเตรียมตัวสอน เราก็คงทำแบบง่ายๆ มีแค่รายการหนังสือที่ต้องอ่าน รายการวิดีโอที่ต้องดู ไฟล์นำเสนอที่ต้องทำ อันไหนเสร็จก็ขีดฆ่าทิ้งไป การจัดระเบียบงานเพื่อให้รู้ว่า งานนี้เราต้องทำเองไหม หรือมอบหมายให้คนอื่นทำแทนได้ งานนี้ต้องทำวันไหน เป็นการจัดให้แต่ละอย่างอยู่ในที่ๆ มันควรอยู่ ให้ใครทำ ทำวันไหน ทำที่บ้านหรือที่ทำงาน หรือมันเป็นงานที่เรารอคอยจากใคร ในขั้นตอนนี้จะเป็นการจัดระเบียบงานที่อยู่ใน Project List สิ่งสำคัญที่ต้องจัดระเบียบ เช่น ผลลัพธ์ของ Project แผนการหรือสิ่งที่เราต้องทำ ไอเดียที่ต้องการ การสนับสนุนในด้านการเงินหรือกำลังคน ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
  • ทบทวน คือ การทบทวนเป็นขั้นตอนที่ช่วยให้เราปิดช่องว่างของ ความคาดหวัง กับความเป็นจริง สิ่งที่เราต้องการ กับสิ่งที่มันเกิดขึ้น ขั้นตอนนี้จะช่วยให้เราเรียนรู้จากความผิดพลาด และไม่เสียเวลาเสียพลังงานทำผิดซ้ำรอยเดิม การทบทวนจะช่วยให้เราได้มุมมองใหม่ๆ จากข้อมูลล่าสุด หยุดพักและใช้เวลาเพื่อคิด ทบทวนตารางงานของเรา มีอะไรที่เราลืมไปหรือเปล่า มีอะไรที่เราอาจจะผิดพลาดได้บ้าง มองย้อนกลับไป มองไปข้างหน้า
  • ลงมือทำ คือ ในช่วงเวลาหนึ่ง เราจะต้องเลือกทำงานที่มีความสำคัญมากที่สุดและเร่งด่วนที่สุดก่อน อาจต้องเลือกทำงานที่มีเวลาเพียงพอที่จะทำให้เสร็จ หรือมีพลังมีทรัพยากรที่เพียงพอ เลือกทำงานให้เหมาะสมกับตัวเรา เราถนัดทำงานสร้างสรรค์ตอนไหน หรือเราเรียนรู้ได้ดีในตอนไหน เมื่อทุกอย่างพร้อม แล้วเราจะรออะไร เมื่อรู้แล้วว่าสิ่งไหนสำคัญ สิ่งไหนที่ต้องทำก่อนหลัง สิ่งไหนที่เราต้องทำตอนนี้ ขั้นตอนนี้เรามักจะรู้แล้วว่า เราจะทำอะไรก่อน เราจะทำงานที่ไหน เราต้องการเครื่องมืออะไรบ้าง งานมันจะออกมาหน้าตาเป็นยังไง การจัดการ การบริหารงานแบบ GTD ทั้ง 5 ขั้นตอน เป็นงานที่เราทำแบบต่อเนื่อง เราอาจจะมีช่วงเวลาที่เหนื่อย ช่วงเวลาที่เราหลุดบ้าง แต่สิ่งสำคัญคือการกลับมา ไม่ท้อแท้ไม่ล้มเลิก และทำให้ดีขึ้นเรื่อยๆ